SISTEMATIKA PENYUSUNAN PROPOSAL DAN LPJ

            

        Asal kata dari proposal adalah root verb (V) “Propose” yang berarti mengusulkan. Proposal juga merupakan kata benda yang artinya usulan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) proposal diartikan sebagai rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Jadi proposal secara sederhana dapat disimpulkan suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan. Sedangkan LPJ merupakan singkatan dari laporan pertanggungjawaban dari sebuah kegiatan yang telah selesai dilaksanakan.

Bagi Anda yang terbiasa hidup di organisasi, tentu penyusunan “proposal dan LPJ” merupakan suatu karya yang penyusunannya sudah di luar kepala. Bagaimana tidak? Nyaris semua kegiatan yang akan dilaksanakan oleh para aktivis memerlukan proposal. Uraian kegiatan itu tertuang dan terdeskripsi dengan jelas dalam proposal. Tidak hanya itu, pascakegiatan itu selesai, para aktivis tidak bisa bebas beraktivitas jika belum merampungkan LPJ. Oleh karena itu, pentingnya kedua aspek itu harus betul-betul dikuasai dan bisa membuat kapan saja dan dalam kondisi bagaimana saja. Namun, secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W+1H.

1.    Why    : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di latar belakang dan tujuan kegiatan/acara)

2.    What   : Apa jenis kegiatan dan temanya

3.    Who    : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan

4.    When  : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan

5.    Where : Tempat pelaksanaan kegiatan

6.    How    : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi).

Adapun komponen proposal kegiatan terdiri atas beberapa bagian, yaitu:

1.    Halaman sampul /cover, berisi nama kegiatan, tema, waktu pelaksanaan, dan logo kegiatan/penyelenggara

2.    Latar belakang, berisi uraian lengkap yang menjawab atas dasar/mengapa kegiatan itu harus dilaksanakan? Secara umum esensi dari isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya dilakukan atas fakta tersebut. Penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific). Selain itu, tersusun dalam bentuk paragraph yang koheren yang juga terdiri atas tiga tahap: pendahuluan, isi, dan penutup

3.    Tujuan kegiatan. Bagian ini mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan?. Tujuan dapat terdiri hanya satu tujuan. Tetapi jika penulisan tujuan cukup banyak, maka urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting. Tentukan tujuan yang relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya.

4.    Nama dan tema kegiatan. Bagian yang paling mudah dibuat dan singkat dalam penulisan. Cantumkan nama kegitan pada bagian ini, kemudian sertakan juga tema yang menjadi grand desain kegiatan Anda.

5.    Bentuk kegiatan. Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan. Tuliskan tentang format kegiatan tersebut. Contoh: kegiatan/acara gerakan literasi lingkungan dengan tema bersama wujudkan perubahan. Maka bentuk kegiatannya dapat berupa sosialisasi literasi, pendampingan literasi, lomba menulis dan membaca atau mewarnai, dan penulisan sekaligus pengecatan dinding dekat jalan umum tentang ajakan keliterasian.

6.    Peserta, berisi tentang siapa saja yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan. Kelompokkan sasaran ini ke dalam segmen-segmen yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita rencanakan. Jangan lupa buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan.

7.    Penyelenggara adalah bagian yang berisi keterangan: siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu (mengacu pada latar belakang). Pengelenggaran yang bersifat kerja sama/mitra (lebih dari satu pihak) harus dicantumkan semua. Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi/dikunjungi.

8.    Jadwal dan lokasi kegiatan berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan. Lengkap dengan hari, tanggal, jam dan lokasi pelaksanaan.

9.    Susunan acara, merupakan bagian dari data lengkap kegiatan yang akan dilaksanakan. Supaya lebih lengkap, cantumkan juga petugas dan keterangan tempat setiap tahapan kegiatannya.

10.  Susunan panitia. Ini penting dibentuk pihak-pihak yang ditawari untuk bekerja sama, saling mengetahui dengan siapa mereka bekerja sama. Susunan yang umum : Penanggung Jawab, Panitia Pengarah (SC) ,Panitia Pelaksana (OC), ketua pelaksana, bendahara, sekretaris dan seksi-seksi kepanitiaan yang dibutuhkan.

11.  Estimasi dana. Berisi rincian pemasukan (cash in), pengeluaran (cash out), dan jumlah kekurangan dana. Selain itu, dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing-masing seksi kemudian ditotal secara keseluruhan. Supaya calon donasi atau pihak yang akan disodorkan proposal ini mudah meng-ACC, maka tuliskan anggaran yang realistis. Jangan melebih-lebihkan, serta sesuaikan dengan harga kebutuhan yang berlaku.

12.  Penutup. Isinya kalimat penutup yaitu kalimat menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat. Ditandatangani oleh SC dan OC, dan juga dibubuhkan stempel.

Adapun komponen laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah sebagai berikut:

1.    Sampul/cover. Isinya sama seperti sampul/cover proposal di atas.

2.    Pendahuluan. Pada bagian proposal, namanya latar belakang, namun bagian LPJ disebut pendahuluan. Isi dari pendahuluan adalah uraian lengkap mengenai fakta yang ada dan yang ditemukan setelah kegiatan berhasil dilaksanakan. Memuat tiga pokok, yaitu: pembuka, isi, dan penutup. Intinya lebih mengerucut atau khusus daripada latar belakang.

3.    Uraian kegiatan. Bagian ini merupakan ulasan singkat atas rangkaian kegiatan yang sudah berlangsung. Memuat tentang bagaimana kegiatan yang terlaksana.

4.    Simpulan evaluasi berisi tentang hasil atau kesimpulan dari evaluasi sudah dibuat penyelenggara. Tujuan pembuatan ini dimasukkan dalam LPJ, supaya regenerasi Anda memahami dan memperbaiki atas dasar evaluasi yang dibuat.

5.    Dokumentasi. Seperti biasa, berisi tentang lampiran foto/gambar kegiatan. Tidak ada maksud lain, kecuali ingin memberitahu pihak berwenang (atasan, mitra kerjasama, dll) bahwa kegiatan Anda terlaksana dengan sungguh-sungguh.

6.    Realisasi dana. Bagian dari uraian atas dana yang telah dihabiskan. Jika kemudian ada sisa dari dana, maka dicantumkan berapa sisanya. Kalau pun tidak ada (minus), cantumkan juga kekurangannya berapa.

7.    Penutup. Isi penutup dapat berupa harapan dan ucapan terima kasih kepada semua pihak. Kemudian diakhiri dengan tanda tangan dan stempel resmi penyelenggara.

Begitulah penyusunan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban yang dapat saya ulas kembali untuk mereview dan memantapkan pengetahuan kita dalam dunia organisasi. Semoga bermanfaat, dan selamat mencoba!